Holded + Make: Automatiza Tu Facturación Completa (Guía 2026)
Guía paso a paso para conectar Holded con Make y automatizar la facturación de tu empresa española: facturas, cobros, contabilidad y reportes automáticos.
En 2026, la facturación manual sigue siendo uno de los mayores dramas para autónomos y pymes españolas. Aunque la tecnología lleva años prometiendo acabar con el papeleo, muchos propietarios de negocios todavía pierden horas cada semana creando facturas, controlando cobros vencidos, enviando recordatorios y reconciliando contabilidad. Con la obligatoriedad de VeriFACTU y la facturación electrónica para todas las empresas españolas, el volumen de datos a gestionar ha aumentado exponencialmente.
La buena noticia es que conectar Holded con Make transforma tu gestión financiera en un proceso automatizado que funciona mientras tú te enfocas en hacer crecer tu negocio. En esta guía te mostramos exactamente cómo.
Lo que vas a conseguir al final de esta guía
Tras implementar los escenarios que te enseñaremos:
- Crear facturas automáticamente cuando cierres un trato en tu CRM o cuando recibas un email de pedido
- Enviar facturas por email al cliente instantáneamente con seguimiento de lectura
- Recordar automáticamente cobros vencidos y crear alertas para el equipo
- Generar reportes semanales de facturación, ingresos y deuda pendiente en Google Sheets o por email
- Sincronizar contactos entre Holded y tu CRM (HubSpot, Pipedrive) automáticamente
- Clasificar facturas automáticamente por tipo de cliente, producto o proyecto
- Ahorrar entre 5 y 8 horas semanales en gestión administrativa
Requisitos previos
Antes de empezar, necesitas:
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Cuenta en Holded: Plan mínimo Business (desde 29€/mes). El plan Startup (17€/mes) tiene limitaciones en integraciones API. Necesitas acceso a la consola de desarrolladores para generar la API key.
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Cuenta en Make: Plan mínimo Core (9€/mes con 10.000 operaciones). Para los escenarios que vamos a crear, 10.000 operaciones al mes son suficientes para una pyme que emite entre 50 y 200 facturas mensuales.
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Conexiones secundarias (según escenarios): Google Sheets para reportes, Gmail para notificaciones, Slack para alertas al equipo.
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Conocimiento básico de Make: Si no lo has usado nunca, te recomendamos primero nuestra guía completa de Make para dominar conceptos como módulos, triggers, routers y bundles.
Paso 1: Conectar Holded con Make
Generar la API key de Holded
Accede a tu cuenta Holded > Configuración > Integraciones > API. Aquí encontrarás la opción de generar una nueva clave API. Copia esta clave en un documento seguro (no la compartas nunca; es como tu contraseña financiera).
En Make, accede a make.com y ve a tu equipo/workspace. Haz clic en “Connections” y busca “Holded”. Haz clic en “Create a new connection” e introduce:
- Connection name: “Holded - Empresa” (o el nombre de tu negocio)
- API Key: Pega la clave que copiaste de Holded
- Workspace ID: En Holded, esto aparece en Configuración > Datos de la empresa
Una vez conectado, Make puede acceder a todos tus datos de Holded de forma segura.
Probar la conexión con un módulo de prueba
En el editor de Make, crea un nuevo escenario. Haz clic en el ”+” central y busca “Holded”. Verás múltiples módulos disponibles:
- Watch Invoices (Vigilar facturas): trigger que se activa cuando se crea o modifica una factura
- Create Invoice (Crear factura): módulo de acción para generar nuevas facturas
- Get Invoice (Obtener factura): busca una factura existente
- Update Invoice (Actualizar factura): modifica una factura
- Watch Contacts (Vigilar contactos): trigger para nuevos contactos
- Create Contact (Crear contacto): añade un nuevo cliente a Holded
Selecciona “Watch Invoices” para hacer una prueba. Configura que monitorice desde ahora en adelante (“From now on”). Activa el escenario y luego crea una factura manualmente en Holded. En Make deberías ver que el trigger se activó correctamente. Esto confirma que la conexión funciona.
Escenario 2: Crear Factura Automáticamente Cuando Cierras un Trato
Este es probablemente el escenario más valioso. Cada vez que cierras un trato importante en tu CRM (asumimos HubSpot, pero el proceso es similar con Pipedrive o Kommo), automáticamente se crea la factura en Holded.
Configurar el trigger en HubSpot
Crea un nuevo escenario en Make. El primer módulo será el trigger de HubSpot: “Watch Deals” (vigilar tratos). Conecta tu cuenta HubSpot y configura:
- Deal Stage: “Closed Won” (Cerrado ganado) — solo se activa cuando un trato llega a la etapa de cerrado
- History: “From now on”
De este modo, cada trato que se marque como “Closed Won” dispara el escenario.
Módulo condicional: filtrar por monto mínimo
Antes de crear automáticamente una factura, puede ser que solo quieras facturas por encima de cierto monto (por ejemplo, solo deals mayores a 500€). Añade un módulo “Filter” (filtro) después del trigger.
Configura: “Deal Amount” (monto del trato) > 500. Si no se cumple la condición, el escenario se detiene sin crear la factura.
Crear la factura en Holded
Añade el módulo “Create Invoice” de Holded. Ahora mapea los datos del trato al formato de factura:
- Customer ID: Busca el cliente en Holded usando el nombre del contacto del trato
- Invoice Date: Usa la fecha de hoy
- Due Date: Suma 30 días a la fecha de hoy (o el plazo que uses habitualmente)
- Items: Crea un item con:
- Descripción: toma el nombre del trato en HubSpot
- Precio unitario: el monto del trato
- Cantidad: 1
- Notes: “Proyecto: [nombre del trato]” — útil para referencia
Gestionar clientes nuevos
Si el cliente no existe en Holded, Make lanzará un error. Para evitarlo, añade antes un módulo “Search Contact” (buscar contacto) en Holded. Si no encuentra el contacto, usa un módulo “Create Contact” para añadirlo automáticamente:
- Nombre y email desde HubSpot
- Empresa (desde el campo de cuenta en HubSpot)
- Condiciones de pago: 30 días (estándar)
Escenario 3: Enviar Factura por Email Automáticamente
Una vez creada la factura, envíarla por email al cliente es el siguiente paso lógico. Añade un módulo de Gmail/Email después de “Create Invoice”.
Configurar el email automático
- To: Email del cliente (desde Holded o HubSpot)
- Subject: “Factura #{invoiceNumber} - {companyName}”
- Body: Escribe un template profesional:
Estimado {clientName},
Adjuntamos la factura {invoiceNumber} por un importe de {totalAmount}€.
Vencimiento: {dueDate}
Por favor, realiza el pago a la cuenta bancaria indicada en la factura.
Cualquier duda, no dudes en contactarnos.
Saludos,
{yourCompanyName}
Adjuntar la factura en PDF
Make permite descargar automáticamente el PDF de la factura desde Holded y enviarlo adjunto. En el módulo de Gmail, haz clic en “Attachments” y:
- Busca un módulo “Get Document” (obtener documento) de Holded después del módulo de crear factura
- Especifica que descargue el PDF de la factura recién creada
- En el campo de adjuntos del email, inserta esta referencia al PDF
De esta forma el cliente recibe la factura por email lista para pagar.
Escenario 4: Alertar Automáticamente de Facturas Vencidas
Muchas empresas pierden dinero simplemente porque no dan seguimiento a cobros vencidos. Este escenario envía una alerta semanal a un email o canal Slack con todas las facturas que llevan más de 10 días sin pagar.
Trigger programado
En lugar de que el escenario se active por un evento, usa un trigger programado. Selecciona “Schedule” como trigger:
- Type: Weekly
- Day: Lunes (o el día que prefieras revisar)
- Time: 9:00 AM (mañana de trabajo)
Módulo de búsqueda en Holded
Añade “Search Invoices” de Holded con filtros:
- Status: “Unpaid” (sin pagar)
- Due Date: Menor que la fecha de hoy menos 10 días
- Search Type: Retorna una lista de todas las facturas que cumplen estos criterios
Agregar datos y enviar resumen
Usa un módulo “Aggregator” para compilar todos los datos de las facturas no pagadas en un resumen. Luego, envía un email o mensaje Slack:
📊 COBROS PENDIENTES - Semana del {date}
Total en riesgo: {totalAmount}€
Número de facturas vencidas: {count}
{for each invoice}
- Factura #{invoiceNumber} | Cliente: {clientName} | Vencida desde: {daysOverdue} días | Monto: {amount}€
⚠️ Contactar al cliente para acordar plan de pago.
Si prefieres Slack en lugar de email, cambia el módulo a “Slack - Send Message” y usa el mismo formato.
Escenario 5: Reporte Semanal de Facturación a Google Sheets
Para tomar decisiones sobre tu negocio, necesitas visibilidad. Este escenario crea un reporte automático cada lunes con:
- Facturas creadas esta semana
- Ingresos totales
- Promedio por factura
- Facturas pagadas vs pendientes
- Top 5 clientes por ingresos
Trigger programado
Similar al escenario anterior: “Schedule” - Lunes a las 9:00 AM.
Obtener datos de Holded
Usa dos búsquedas paralelas:
- Search Invoices con filtro de fecha: “Created >= (fecha de hace 7 días)”
- Search Invoices con filtro de estado: “Paid” en los últimos 7 días
Crear tabla en Google Sheets
Crea una hoja Google Sheets compartida llamada “Reportes Facturación 2026”. Usa módulos de Google Sheets:
- Search Rows: Busca si ya existe una fila para esta semana
- Add Row: Si no existe, crea una nueva fila con:
- Fecha del reporte
- Facturas creadas (cantidad)
- Ingresos totales
- Facturas pagadas
- Facturas pendientes
- Promedio por factura
Enviar email resumen
Después de actualizar la hoja, envía un email al equipo financiero con un resumen textual de los mismos datos. Incluye un enlace a la hoja para que puedan ver el histórico.
Escenario 5 (avanzado): Sincronizar Contactos Holded ↔ HubSpot
Si usas HubSpot como tu CRM principal, mantener los contactos sincronizados reduce trabajo manual y evita duplicados.
Bidireccional pero controlado
Hay riesgo en la sincronización bidireccional descontrolada: cambios menores en un lado pueden sobrescribir datos importantes en el otro. Por eso, recomendamos un enfoque unidireccional en la mayoría de casos:
- Holded → HubSpot: Cada vez que añades un cliente en Holded (por ejemplo, desde el departamento financiero), se crea en HubSpot como contacto
- HubSpot → Holded: Cada vez que cierras un trato importante en HubSpot, creas la factura en Holded (ya lo hicimos en el escenario 2)
Escenario: Nuevo cliente en Holded → Crear en HubSpot
Trigger: “Watch Contacts” de Holded (cuando se crea un nuevo contacto).
Después, usa módulo “Create Contact” de HubSpot:
- Email: Desde el contacto Holded
- First Name / Last Name: Desde Holded
- Phone: Desde Holded
- Company: Desde Holded
- Custom field “Holded ID”: Guarda el ID de Holded para referencia futura
Esta última parte es importante: guardar el ID de Holded en HubSpot previene duplicados si alguien crea el contacto desde ambos lados.
Consejos avanzados para no romperse la cabeza
1. Manejo de errores: qué pasa si algo falla
Make permite configurar “error handlers” para cada módulo. Cuando un módulo falla (por ejemplo, porque el API de Holded está caída), puedes:
- Enviar una notificación por Slack al equipo técnico
- Guardar el error en un Google Sheet de “Errores Procesados”
- Reintentar automáticamente después de 5 minutos
Para cada escenario crítico (como crear factura), añade un error handler:
- Haz clic derecho en el módulo
- Selecciona “Add an error handler”
- Configura qué hacer si falla (notificar, registrar, etc.)
2. Filtros por tipo de cliente
Si tu negocio tiene clientes muy diferentes (retail vs B2B, nacional vs internacional), usa routers condicionados:
- Si cliente.país = “España” → aplicar retención IRPF
- Si cliente.tipoContrato = “SaaS” → generar factura recurrente
- Si cliente.volumen_anual > 10.000€ → asignar descuento
Los routers evitan escenarios complejos al permitir rutas paralelas basadas en condiciones.
3. Variables y Data Stores para evitar duplicados
Un problema común es que el escenario procese la misma factura varias veces por un error de reconexión. Solución:
Usa un “Data Store” (mini-base de datos en Make) para guardar los IDs de las facturas procesadas. Antes de crear una factura, verifica si ya existe en el Data Store. Si existe, sáltala.
4. Testing antes de activar
Todos los escenarios deben testearse con datos reales:
- Usa “Run once” para ejecutar el escenario manualmente
- Verifica en Holded que los datos se crearon correctamente
- Comprueba que los emails llegaron y que la información es precisa
- Solo después, activa el escenario con el toggle “ON”
5. Monitoreo mensual
Aunque los escenarios funcionen solos, es buena práctica revisar mensualmente:
- ¿Cuántas operaciones estoy usando? ¿Voy a necesitar upgrade de plan?
- ¿Ha habido errores no capturados?
- ¿Los tiempos de ejecución son razonables?
Make proporciona logs detallados en la página de ejecución de cada escenario.
ROI: Cuánto te ahorras
Un autónomo o pequeña empresa que emite 100 facturas mensuales y dedica 30 minutos por factura (crear, revisar, enviar, registrar):
- Tiempo actual: 50 horas mensuales en gestión financiera
- Tiempo con automatización: 5 horas mensuales (revisión y excepciones)
- Ahorro mensual: 45 horas = aproximadamente 1.125€ (a 25€/hora)
- Costo de herramientas: Holded 29€ + Make 9€ = 38€/mes
- ROI mensual: 1.125€ - 38€ = 1.087€ de valor real
Además, los cobros vencidos se reducen drásticamente (menos olvidarse de recordatorios) y la contabilidad está siempre sincronizada.
Conclusión y próximos pasos
Con Holded + Make tienes en tus manos un sistema de facturación automático que:
- ✅ Crea facturas sin intervención manual
- ✅ Las envía automáticamente al cliente
- ✅ Recuerda cobros vencidos
- ✅ Genera reportes para gestión
- ✅ Sincroniza con tu CRM
Próximos pasos recomendados:
- Implementa primero el escenario 2 (crear factura desde HubSpot): es el que mayor ROI da
- Una vez cómodo, añade el escenario 4 (alertas de vencidas) para no perder dinero
- Configura el escenario 5 (reportes semanales) para tener visibilidad financiera
- Considera usar Zapier como respaldo si Make tuviera problemas (aunque Make es más estable y potente)
Para dudas específicas de implementación, consulta la documentación oficial de Holded o Make, o contacta con un especialista en automatización que pueda revisar tu setup específico.
Errores comunes y cómo evitarlos
Durante la implementación, muchas pymes encuentran problemas evitables. Aquí te anticipamos los riesgos:
Error 1: No mapear correctamente los campos de factura
Cuando conectas Holded a Make, necesitas decirle a Make dónde encontrar cada dato (cliente, monto, fecha). Si mapeas mal un campo, las facturas creadas tendrán datos incorrectos o incompletos.
Cómo evitarlo: Antes de activar el escenario, crea 3-5 facturas de prueba desde diferentes orígenes (HubSpot, email, etc.). Verifica en Holded que cada factura tenga los datos correctos. Solo después, activa el escenario en producción.
Testing checklist:
- ¿El cliente es correcto?
- ¿El monto coincide con la factura original?
- ¿La fecha de vencimiento es la esperada?
- ¿La descripción de items tiene sentido?
- ¿Se generó el PDF correctamente?
Error 2: Crear facturas duplicadas
Si hay un error de reconexión entre Make y Holded, Make puede reintentar crear la misma factura dos veces. Resultado: facturas duplicadas que confunden al cliente y crean inconsistencias contables.
Cómo evitarlo: Usa un “Data Store” en Make para guardar los IDs de las facturas creadas. Antes de crear una nueva, verifica si ya existe:
Si invoiceID en Data Store → Sáltala (ya procesada)
Si invoiceID NO en Data Store → Créala y guarda ID
Error 3: No configurar horarios correctamente para reportes
Si tu reporte semanal se ejecuta a las 3:00 AM y nadie lo ve hasta las 9:00 AM, tiene 6 horas de antigüedad. Es mejor que se ejecute a las 8:00 AM listo para revisar.
Cómo evitarlo: Configura los triggers programados para ejecutarse 15-30 minutos antes de que el equipo llegue a trabajar. En España, 8:00-8:30 AM es lo típico. Para LATAM con múltiples zonas horarias, elige la más común de tus clientes.
Error 4: Olvidar notificar sobre facturas no creadas
A veces una factura no se crea porque el cliente no existe en Holded, o hay datos incompletos. Si no lo sabes, crees que la factura se creó pero en realidad no. El cliente nunca recibe la factura, y el cobro nunca llega.
Cómo evitarlo: Añade un error handler a cada módulo de “Create Invoice”. Si falla, envía automáticamente un email a RRHH/Contabilidad con detalles de por qué falló. Incluye: cliente, monto, razón del error, acción recomendada.
Error 5: No revisar límites de operaciones en Make
Si tienes 100 facturas mensuales y cada una dispara 5 módulos, son 500 operaciones al mes. Está bien con el plan Core de 10.000. Pero si luego añades más escenarios (emails, Google Sheets, reportes), fácilmente llegas a 8.000-10.000. Un escenario adicional te hace exceder el límite.
Cómo evitarlo: Revisa mensualmente en Make tu consumo de operaciones (Dashboard > Runs). Si estás usando >70% de tu límite, es momento de upgradear al plan Pro. Mejor prevenir que quedarte sin capacidad a mitad de mes.
Integraciones avanzadas: Más allá de lo básico
Una vez domines los 5 escenarios básicos, aquí hay extensiones que añaden mucho valor:
Integración con contabilidad: Asiento contable automático
Holded integra con herramientas de contabilidad como Sage, Odoo, o planillas ISO. Puedes hacer que cada factura creada en Holded automáticamente registre el asiento contable correcto (Debe/Haber, cuentas, detalles).
Esto es especialmente útil si tu empresa tiene auditoría o necesita cumplimiento fiscal estricto. El asiento se genera sin intervención manual.
Integración con bancos: Conciliación automática
Si tu banco (BBVA, Santander, CaixaBank) proporciona API de transacciones, puedes automatizar la conciliación. Cada vez que recibes un pago, Make detecta la transacción bancaria y la asigna automáticamente a la factura correspondiente.
Esto reduce dramáticamente el trabajo de conciliación de cobros.
Integración con encuestas: NPS automático
Después de enviar una factura y recibir el pago, Make puede enviar automáticamente una breve encuesta al cliente: “¿Cómo fue tu experiencia?” (NPS score 1-10). Los resultados se guardan en Factorial para tracking de satisfacción cliente.
Integración con Slack avanzada: Alertas por canal
En lugar de alertas genéricas, crea canales Slack por tipo de cliente o proyecto:
#facturas-premium: Solo clientes de alto valor#cobros-vencidos-latam: Alertas de región específica#reportes-diarios: Resumen de actividad
Make enruta las notificaciones al canal correcto automáticamente.
Comparativa: Holded + Make vs alternativas
Es justo preguntar: ¿por qué Holded + Make y no Odoo, o SAP, o SageOne?
| Aspecto | Holded + Make | Odoo | SageOne |
|---|---|---|---|
| Coste inicial | 38€/mes | 300-500€/mes | 30-50€/mes |
| Curva de aprendizaje | Baja (visuals) | Alta (requiere código) | Media |
| Automatización | Muy flexible | Código programado | Templates |
| Soporte LATAM | Excelente | Bueno | Limitado |
| Cumplimiento VeriFACTU | Sí, nativo | Sí, nativo | Sí, nativo |
| Mejor para | Pymes, startups | Empresas grandes | Pymes tradicionales |
Holded + Make es ideal si: Prefieres rapidez, flexibilidad, bajo coste inicial y no quieres complejidad técnica.
Odoo es mejor si: Necesitas un sistema integral con almacén, manufacture, CRM completo, y tienes equipo técnico.
SageOne si: Ya usas Sage o necesitas compatibilidad con sistemas legacy.
Tu facturación automática comienza hoy. 🚀
Sobre el autor
Iván Jiménez MorenoEspecialista en automatización · Fundador de AutomatizayEscala.com
Analiza herramientas de automatización, IA y productividad para emprendedores y PYMEs hispanohablantes. Más de 67 herramientas evaluadas con metodología propia.